員工旅遊規劃懶人包 – 團費、旅行社、餐點菜色、旅館安排注意事項

員工旅遊規劃懶人包 – 團費、旅行社、餐點菜色、旅館安排注意事項

規劃一場員工旅遊,要同時考量到團費、旅行社、餐點菜色、旅館安排、景點行程,安排的時候不是只要注意團費跟餐點就好,建議提前擬定一份「行程建議規劃書」並且找到優質有經驗的旅行社一起承辦,許多面向都要考慮到才能夠讓大家玩得開心。

每間公司多少都會辦員工旅遊、家庭日的活動,負責的部門人員不太一樣,大公司會有福委會來處理,而規模較小的公司通常員工旅遊總召的工作會落在人資、會計、行政、秘書、企劃甚至助理來辦,要安排一場大家都開心的員工旅遊可是有很多要注意的地方,以下就來分享舉辦員工旅遊的注意事項。

員工旅遊核心目標:讓大家都開心(規劃前先了解成員背景)

員工旅遊核心目標:讓大家都開心(規劃前先了解成員背景)

「讓大家都開心」這句話聽著有點玄幻,但背後的包含的意義是員旅負責人必須讓老闆到管理層主管、一般員工都滿意,而大家喜歡的都不一樣,旅遊的心態、需要的服務也會有所差別,要如何都滿足到就看主辦的功力了。

員工旅遊的大忌就是依照主辦方的個人喜好來做行程規劃,必須要先了解公司員工年齡結構、家庭型態,這樣才會規劃行程有幫助,像是公司員工如果平均年齡超過50歲行程安排就不能夠過度勞累,而如果團員內很多家庭帶小孩行程上就要有一些配合小孩放電的活動。

找旅行社配合是一定的,自己辦沒比較省

挑選旅行社重點,經驗比品牌更重要!旅行社的規模、品牌僅是一個參考點,實際上最主要的考量應該是旅行社有承辦員工旅遊的經驗是否豐富,有些公司品牌雖然大,但是是以一般的散客團客為主,員工旅遊不是主要服務項目,好的旅行社窗口會提醒員工旅遊負責人江活動規劃的更全面更完善。

請旅行社處理事情,只要旅行社收費合理,服務好就可以了,不建議過度壓低團費影響品質

全程自己辦其實真的沒有比較省錢,委託旅行社協助不僅可以省下來大部分的溝通聯繫事項時間成本,等於是單一窗口會比較輕鬆,而且旅行社有資源有經驗,有時比較能夠跟飯店或場地爭取到一些服務或優惠。

別過度砍團費,報價合理就好

員工旅遊的核心裡面應該是讓大家都開心, 因此在控制預算內做到最好效果就是活動負責人的功力了。

前面談到請旅行社處理事情,只要旅行社收費合理,服務好就可以了,不建議過度壓低團費影響品質。

過度砍預算的結果通常會讓行程品質受到影響,像是班機時間、旅館的地點、餐飲的等級,甚至行程裡面的購物站變得多更多,這些都是影響報價會有價差的原因。

此外確認好自費方式也很重要, 哪些活動是自費參加要先跟旅行社事先確認好項目還有收費計價方式, 只要先說清楚避免期待落差。

飲食菜色

飲食菜色安排有訣竅

可以請旅行社先提供菜單先了解一般行程的餐標費用,評估一下自己的預算可以吃到什麼,你要不要加碼一些費用升級或者把其中幾項換掉,事前先概略了解內部員工飲食喜好,餐點(廳)選擇要選擇大塊肉還是少量但是精緻。

以及是否有人有特殊飲食需求比如過敏、禁忌、素食需求等等, 如果飲食有要調整的話要提前請旅行社溝通換餐服務。

還有一點要留意,幼兒是否會收費? 有些家長會帶小朋友參加,通常小朋友一定歲數以上就會按照成人人頭收費,這部分要事先確認好, 並且明確、提前跟內部員工說明避免爭議。

旅行社怎麼挑

品質服務是挑選旅行社最重要的考量,找到優質旅行社,能讓整趟旅程玩下來盡興又愉快,大家都開心。

  • 過往承辦過多少員工旅遊,經驗是否充足?
  • 推薦的行程式可以客製化需求?還是強推旅行社的主打商?
  • 突發狀況的處理能力跟態度
  • 團費合理程度?不要求最便宜,只要合理就可以

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選擇優質旅行社,規劃一場盡善盡美的員工旅遊,讓員工們在旅程中才能玩得盡興又愉快,同事間關係變得更緊密,進而提高對公司的向心力,充電完回到公司後充滿了幹勁,才是舉辦員工旅遊的核心目標。

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